Ser lojista no Brasil vai além de vender produtos.

Você precisa cumprir uma série de obrigações fiscais mensais sob risco de multas severas.

Este guia lista todas as entregas e pagamentos que o dono de uma loja física não pode esquecer.

Visão geral: Obrigações principais vs. acessórias

As obrigações fiscais se dividem em dois grupos:

  • Obrigações principais (tributos a pagar): ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, CPP.
  • Obrigações acessórias (declarações): GIA, SPED Fiscal, EFD-Reinf, DCTF, etc.
Regra de ouro: Mesmo que você não tenha faturado nada no mês, precisa entregar as declarações 'negativas' (com valor zero). O não envio gera multa de R$ 500 a R$ 5.000 por declaração.

Obrigações mensais para lojistas no Simples Nacional

Se sua loja é optante pelo Simples (anexo I), suas obrigações mensais são mais simples:

  • Pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): Até o dia 20 de cada mês. Multa de 0,33% ao dia + juros SELIC.
  • Entrega do PGDAS-D (declaração mensal): Feita automaticamente pelo sistema quando você gera o DAS, mas precisa ter os valores de receita declarados corretamente.
  • Emissão de todas as NF-e de venda: Em tempo real ou antes do transporte da mercadoria.
  • Entrega da GIA (ICMS) mensal: Obrigatória em quase todos os estados, mesmo para Simples. Prazo: até o dia 15 ou 20 do mês seguinte.
  • Entrega da DESTDA (declaração de substituição tributária): Se sua loja vende produtos sujeitos a ST (bebidas, cigarros, peças de veículos, materiais de construção).

Obrigações mensais para Lucro Presumido

Lojas enquadradas no Lucro Presumido têm mais obrigações:

  1. Apuração e pagamento do ICMS: Até o dia 10 do mês seguinte (prazo varia por estado).
  2. Apuração do PIS e COFINS: Alíquotas de 0,65% e 3%, respectivamente, sobre a receita bruta. Pagamento até o dia 25.
  3. Apuração do IRPJ e CSLL trimestrais (jan, abr, jul, out) — mas com recolhimento mensal por estimativa em alguns casos.
  4. Entrega do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): Arquivo digital com todas as operações de compra e venda. Prazo: até o dia 20 do mês seguinte.
  5. Entrega do SPED Contribuições (EFD PIS/COFINS): Prazo similar.
  6. Entrega da DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): Até o dia 15 do mês seguinte.

Calendário mensal típico do lojista (dias úteis)

Organize-se com este roteiro:

  • Dia 1 a 5: Reunir todas as notas fiscais de compras e vendas do mês anterior.
  • Dia 6 a 10: Fechar o faturamento, calcular ICMS (se Lucro Presumido). Emitir guias de pagamento.
  • Dia 11 a 15: Entregar GIA, DCTF, pagar DAS (Simples) ou ICMS/PIS/COFINS (Lucro Presumido).
  • Dia 16 a 20: Enviar SPED Fiscal, SPED Contribuições, EFD-Reinf.
  • Dia 20 a 30: Verificar pendências, emitir certificado digital (se venceu), atualizar cadastros.
Ferramentas essenciais: Certificado digital A1 (válido por 1 ano), sistema de gestão (ERP) com emissão de NF-e e integração contábil, apoio de um escritório de contabilidade especializado em varejo.

Consequências do atraso ou não cumprimento

O descumprimento das obrigações mensais gera:

  • Multa por atraso na entrega da declaração: R$ 500 a R$ 1.500 por declaração (pode dobrar a cada reincidência).
  • Multa por falta de pagamento do imposto: até 20% do valor do tributo + juros SELIC.
  • Inscrição em dívida ativa e protesto do CNPJ.
  • Restrição para emissão de NF-e (bloqueio do certificado).
  • No caso do Simples Nacional, exclusão do regime se houver débito por mais de 3 meses consecutivos.

Contrate uma contabilidade de confiança e nunca deixe para entregar declarações na véspera do prazo.

O fisco brasileiro é implacável com atrasos.