Quais são as obrigações fiscais mensais de uma loja de varejo?

Ser lojista no Brasil vai além de vender produtos.

Você precisa cumprir uma série de obrigações fiscais mensais sob risco de multas severas.

Este guia lista todas as entregas e pagamentos que o dono de uma loja física não pode esquecer.

Visão geral: Obrigações principais vs. acessórias

As obrigações fiscais se dividem em dois grupos:

Obrigações principais (tributos a pagar): ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, CPP.
Obrigações acessórias (declarações): GIA, SPED Fiscal, EFD-Reinf, DCTF, etc.

Regra de ouro: Mesmo que você não tenha faturado nada no mês, precisa entregar as declarações 'negativas' (com valor zero). O não envio gera multa de R$ 500 a R$ 5.000 por declaração.

Obrigações mensais para lojistas no Simples Nacional

Se sua loja é optante pelo Simples (anexo I), suas obrigações mensais são mais simples:

Pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): Até o dia 20 de cada mês. Multa de 0,33% ao dia + juros SELIC.
Entrega do PGDAS-D (declaração mensal): Feita automaticamente pelo sistema quando você gera o DAS, mas precisa ter os valores de receita declarados corretamente.
Emissão de todas as NF-e de venda: Em tempo real ou antes do transporte da mercadoria.
Entrega da GIA (ICMS) mensal: Obrigatória em quase todos os estados, mesmo para Simples. Prazo: até o dia 15 ou 20 do mês seguinte.
Entrega da DESTDA (declaração de substituição tributária): Se sua loja vende produtos sujeitos a ST (bebidas, cigarros, peças de veículos, materiais de construção).

Obrigações mensais para Lucro Presumido

Lojas enquadradas no Lucro Presumido têm mais obrigações:

Apuração e pagamento do ICMS: Até o dia 10 do mês seguinte (prazo varia por estado).
Apuração do PIS e COFINS: Alíquotas de 0,65% e 3%, respectivamente, sobre a receita bruta. Pagamento até o dia 25.
Apuração do IRPJ e CSLL trimestrais (jan, abr, jul, out) — mas com recolhimento mensal por estimativa em alguns casos.
Entrega do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): Arquivo digital com todas as operações de compra e venda. Prazo: até o dia 20 do mês seguinte.
Entrega do SPED Contribuições (EFD PIS/COFINS): Prazo similar.
Entrega da DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): Até o dia 15 do mês seguinte.

Calendário mensal típico do lojista (dias úteis)

Organize-se com este roteiro:

Dia 1 a 5: Reunir todas as notas fiscais de compras e vendas do mês anterior.
Dia 6 a 10: Fechar o faturamento, calcular ICMS (se Lucro Presumido). Emitir guias de pagamento.
Dia 11 a 15: Entregar GIA, DCTF, pagar DAS (Simples) ou ICMS/PIS/COFINS (Lucro Presumido).
Dia 16 a 20: Enviar SPED Fiscal, SPED Contribuições, EFD-Reinf.
Dia 20 a 30: Verificar pendências, emitir certificado digital (se venceu), atualizar cadastros.

Ferramentas essenciais: Certificado digital A1 (válido por 1 ano), sistema de gestão (ERP) com emissão de NF-e e integração contábil, apoio de um escritório de contabilidade especializado em varejo.

Consequências do atraso ou não cumprimento

O descumprimento das obrigações mensais gera:

Multa por atraso na entrega da declaração: R$ 500 a R$ 1.500 por declaração (pode dobrar a cada reincidência).
Multa por falta de pagamento do imposto: até 20% do valor do tributo + juros SELIC.
Inscrição em dívida ativa e protesto do CNPJ.
Restrição para emissão de NF-e (bloqueio do certificado).
No caso do Simples Nacional, exclusão do regime se houver débito por mais de 3 meses consecutivos.

Contrate uma contabilidade de confiança e nunca deixe para entregar declarações na véspera do prazo.